Jij houdt de organisatie draaiende, van achter de schermen.
Als Medewerker Administratie bij Kobus P&O ben jij de stille kracht die ervoor zorgt dat alles klopt. Van urenstaten en contracten tot dashboards en facturatie, jij verwerkt het nauwkeurig, tijdig en overzichtelijk. Je schakelt snel tussen opdrachtgevers, systemen en collega’s, en je weet precies welke details het verschil maken.
Geen dag is hetzelfde, maar jouw aanpak wel: gestructureerd, betrouwbaar en altijd een stap vooruit.
Wat ga je doen?
Als Medewerker Administratie ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken. Je werkt nauwkeurig met meerdere opdrachtgevers en systemen tegelijk en zorgt dat alles tijdig en correct wordt verwerkt. Daarnaast behoort het signaleren van verbeterpunten en actief meedenken over efficiëntere werkwijzen tot jouw verantwoordelijkheden. Jouw werkzaamheden vallen uiteen in vijf hoofdgebieden:
Urenverwerking
- Verwerken en controleren van urenstaten voor meerdere opdrachtgevers
- Verwerken van uren via verschillende systemen
- Handmatig verwerken van uren volgens specifieke klantafspraken (bijv. werkweken, overwerk en studenten)
- Doorsturen van urenstaten naar externe uitzendbureaus binnen de afgesproken deadlines
Dashboards en rapportage
- Bijhouden van dashboards voor budget, realisatie, contracturen, flexibiliteit en besparing
- Opstellen en versturen van factuurspecificaties naar opdrachtgevers
- Bijwerken van signaleringslijsten voor uitzenduren en factoraanpassingen
- Maandelijks bijwerken van klantspecifieke overzichten
Contractbeheer
- Aanmaken en bijhouden van contracten en medewerkersdossiers (inclusief scannen van documenten)
- Aanmaken van contracten
- Controleren van contracten op volledigheid en actualiteit
Facturatie
- Aanmaken van facturen
- Verwerken en controleren van inkomende facturen
- Bijhouden van het totaaloverzicht van facturen inclusief doorlopende nummering
Overige administratieve taken
- Verwerken van reserveringen, nabetalingen en foutmeldingen
- Bewaken van aflopende legitimatiebewijzen en verblijfsdocumenten
- Bijhouden en mailen van de pensioenlijst
- Wekelijks de instroom/uitstroom administratief verwerken
- Klaarzetten van reserveringen voor het einde van de week
Wie ben jij?
- MBO 4 / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Administratie of HR
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail, fouten in uren of facturen vallen jou meteen op
- Je houdt overzicht, ook als er meerdere deadlines tegelijk lopen
- Je bent stressbestendig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en systemen
- Je werkt zelfstandig én bent een echte teamspeler
Wat je meebrengt
- Beheersing van MS Office, met name Excel kennis
- Affiniteit met systemen
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
Wat wij jou bieden
- Een veelzijdige functie in het hart van een groeiende, persoonlijke organisatie
- Een hecht team dat je meeneemt in alle processen en systemen
- Ruimte voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling
- Op fulltime basis één thuiswerkdag per week
- Salaris tussen € 2.800 en € 4.000, afhankelijk van ervaring
- Reiskostenvergoeding en pensioenopbouw volgens bedrijfsbeleid
- Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
Waar ga je werken?
Je werkt op ons kantoor midden in Dutch Fresh Port – tussen onze opdrachtgevers én collega’s in het veld. We houden van persoonlijk contact, korte lijnen en samen bouwen aan een organisatie waar mensen voorop staan. De afdeling Administratie is de ruggengraat van Kobus P&O: zonder jullie draait er niets.
Herken jij jezelf? Solliciteer vandaag nog!
Wil je deel uitmaken van een organisatie waar mensen vooropstaan en jij de kans krijgt om het beste uit jezelf te halen? Stuur dan je CV en een korte motivatie naar werving@kobusbv.nl – we horen graag jouw verhaal!
